Tipps zur Büroorganisation

Systematische Ordnung, um alle Dinge & Dokumente schnell zu finden

WISSENSWERTES ZUM THEMA BÜROORGANISATION

Das Arbeiten in Büroräumlichkeiten mit ineffizienter Gestaltung des Arbeitsplatzes kostet Zeit, Energie und nicht zuletzt auch Geld. Wenn Ihnen möglichst stressfreies und fokussiertes Arbeiten wichtig ist, kann eine zielgerichtete Organisation im Büro beziehungsweise am Schreibtisch für Abhilfe sorgen. Ein gut konzipierter und gestalteter Arbeitsbereich ermöglicht ein konzentriertes und auch motiviertes Arbeiten, was langfristig allen Beteiligten zugutekommt.

Inhalt

1. Die richtige Arbeitsplatzgestaltung

Effiziente Möbel und Ausstattung
Büroorganisation Ablagesystem

2. Systematische Organisation am Arbeitsplatz

Struktur auf dem Tisch
Umgang mit Büromaterialien

3. Zeitmanagement und Zielsetzung

Planung der Arbeitszeit
Fokus auf die Zielsetzung

4. Fazit – Das ABC der Büroorganisation

Die richtige Arbeitsplatzgestaltung

EFFIZIENTE MÖBEL UND AUSSTATTUNG

Bei der Büroorganisation spielen die Büromöbel eine entscheidende Rolle. Wer an einem Tisch sitzt, der nicht ergonomisch konzipiert ist, wird häufig durch Schmerzen oder zumindest eine nachhaltig unbequeme Sitzhaltung vom Arbeiten abgelenkt. Zu den relevanten Büroorganisation Tipps zählt entsprechend neben dem passenden Tisch auch ein geeigneter Bürostuhl, der auf Ihre individuelle Sitzhaltung und Größe eingestellt ist und Ihnen ein angenehmes Arbeiten möglich macht. Der Nutzen ergonomischer Sitzmöbel entsteht nicht erst dann, wenn es bereits zu spät ist und Schmerzen durch eine stundenlange Fehlhaltung längst etabliert sind.

Sie haben in erster Linie eine präventive Wirkung und sorgen dafür, dass Sie ohne Verspannungen und Haltungsprobleme arbeiten können. Darüber hinaus zählt auch die Bürobeleuchtung zu einer effektiven Ordnung am Arbeitsplatz. Sie ist Teil einer funktionierenden Büroorganisation und relevanter Aspekt im Rahmen des Arbeitsschutzes. Ein taugliches Lichtkonzept dient der Aufrechterhaltung Ihrer Leistungsfähigkeit und hat wesentlichen Anteil am Wohlbefinden während der Arbeit.

BÜROORGANISATION ABLAGESYSTEM

Ein erheblicher Teil der Büro Ordnung und der Ordnung am Arbeitsplatz wird durch ein zweckmäßiges Ablagesystem ermöglicht. Es sorgt dafür, dass die benötigten Dokumente und Arbeitsunterlagen schnell zugänglich sind und dient somit einem funktionierenden Informationsmanagement. Ein geeignetes Konzept erfordert eine Systematik, die zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt und bei Bedarf auch für Ihre Kollegen anwendbar ist. Wirksame Büroorganisation Tipps für die Ablage können dabei sowohl die auf Papier befindlichen Unterlagen als auch digitale Daten umfassen.

Nutzen Sie ein Konzept, bei dem Sie eine Ordnungsstruktur anlegen, die beispielsweise nach Kunden oder nach Themengebieten gestaltet ist. Sie funktioniert wie ein Baukasten und kann beliebig erweitert und ergänzt werden. Aktualisieren Sie Ihren Bestand am Ende eines jeden Arbeitstages und beseitigen dabei die Informationen, die nicht mehr relevant sind, um Ihr Ablagesystem stets auf dem neuesten Stand zu halten. Machen Sie es sich dabei zur Angewohnheit neue Inhalte möglichst zeitnah in Ihr System einzupflegen.

Systematische Organisation am Arbeitsplatz

STRUKTUR AUF DEM TISCH

Damit Sie eine Chance haben so effektiv und ungestört wie möglich zu arbeiten, sollte Ihr Arbeitstisch möglichst leer sein. Neben Computer, Telefon und Schreibzeug sind dies demnach auch nur die Akten und Dokumente, die für den jeweiligen Tag benötigt werden. Sie brauchen in der Regel kein mehrstöckiges Fächersystem und kein Sortiment von verschiedenen Notizblöcken.

Nutzen Sie ein einzelnes Notizbuch und das von Ihnen präferierte Ablagesystem, alles andere trägt lediglich zur Unübersichtlichkeit bei. Viele Menschen kommen mit einer Beschriftung ihrer Dokumente durch verschiedene Farben gut zurecht, andere schätzen ein geordnetes Trennblattsystem. Verwenden Sie für Ihre Büroorganisation Hilfsmittel, die Ihnen die Arbeit erleichtern, nicht zusätzlich erschweren. Auch ein funktionierendes Kabelmanagement kann dabei helfen, den Arbeitsplatz aufgeräumt zu halten. Dies gilt vor allem dann, wenn viel Technik in Gebrauch ist.

UMGANG MIT BÜROMATERIALIEN

Die Organisation im Büro wird durch Aktenschränke, Archivregister, Rollcontainer und die Materialien auf dem Tisch unterstützt. Hier ist es sinnvoll nur die Schränke in der Nähe zu haben, die für Ihre Arbeit relevant sind. In vielen Büros befinden sich meterweise Ordner, die längst ins Archiv könnten. Entlasten Sie sich durch ein übersichtlich gehaltenes Schranksystem, in dem Sie sofort finden, was Sie benötigen. Auf Ihrem Tisch sind im Idealfall nur die Schreibwaren, die Sie auch tatsächlich verwenden. Sortieren Sie stets aus, was defekt ist und nicht mehr benötigt wird. Häufig ist das zu Beginn weit mehr als die Hälfte des Bestands. Wenn Sie eine Tendenz zu kreativem Chaos haben, achten Sie darauf am Ende eines jeden Tages Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen und für den nächsten Einsatz vorzubereiten. Dies dient nicht nur einem guten Start am folgenden Tag, sondern hinterlässt auch ein Gefühl des Schlussstrichs zum Auftakt in den wohlverdienten Feierabend.

Zeitmanagement und Zielsetzung

PLANUNG DER ARBEITSZEIT

Zu einer funktionierenden Büroorganisation zählen nicht nur die Büro Ordnung und die Organisation am Arbeitsplatz, sondern ein effizienter Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Ein Wochenplan kann Ihnen helfen, die anstehenden Aufgaben in ein sinnvolles zeitliches Konzept zu bringen. Sie können dabei für die täglichen Routinetätigkeiten, beispielsweise die Bearbeitung von Mails und Telefonaten, eine feste Zeit eintakten. Eine weitere Zeitspanne sehen Sie für Arbeitsprojekte und Meetings vor. Zusätzlich ist ein Zeitfenster für Pausen und Unvorhergesehenes hilfreich.

Ein kleiner Bereich der Arbeitszeit sollte offenbleiben und nicht verplant werden. Auf diesen können Sie ausweichen, wenn es innerhalb einer Zeitspanne eng werden sollte oder Sie generell für die Art Ihrer Tätigkeit Puffer benötigen. Nehmen Sie sich die Zeit für einen Wochenplan, der die Themen in passende Blöcke aufteilt und beginnen Sie jeden Arbeitstag mit einer Tagesplanung inklusive der zugehörigen To-do-Liste.

FOKUS AUF DIE ZIELSETZUNG

Für den erstellten Zeitplan empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in Bezug auf die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder. Bei der Durchführung der anfallenden Arbeit ist es wesentlich, die eigentlichen Ziele im Sinne einer Kosten-Nutzen-Analyse im Hinterkopf zu behalten. Aufgaben lassen sich in unterschiedliche Relevanzbereiche aufteilen. Sie werden nicht durchgeführt, weil sie seit Langem zur täglichen Routine gehören, sondern weil sie nach wie vor relevant sind. Ineffiziente Abläufe dürfen hinterfragt und auch abgeschafft werden.

Bei Bedarf lassen sich Aufgaben delegieren und auf mehreren Schultern verteilen. Verabschieden Sie sich von allzu vielen Multitasking-Tätigkeiten. Es hat sich bewährt, den Fokus auf ein einzelnes Ziel zu legen und die entsprechende Arbeit systematisch und vor allem einzeln zu erledigen. Je mehr Bereiche parallel funktionieren müssen, umso problematischer gestaltet sich das Erreichen des geplanten Tagesziels. Nehmen Sie sich mindestens monatlich eine Stunde Zeit, um Ihre Arbeitsweise kritisch zu prüfen und gegebenenfalls zu verbessern.

Fazit - Das Abc der Büroorganisation

Um einen ergiebigen Arbeitstag zu gewährleisten und das tägliche Arbeitspensum gut zu bewältigen ist eine funktionierende Büroorganisation unverzichtbar. Sie erleichtert Ihre Arbeitsabläufe, beseitigt ein Übermaß an strukturbedingten Zeitfressern und dient der Verbesserung Ihres Tagesablaufs. Eine Begleitung durch entsprechende Produkte, vom geeigneten Stuhl bis hin zum perfekten Ablagesystem, erleichtert dabei Ihre Arbeit.

Ordnungssysteme helfen bei der Strukturierung.
Aufgeräumte Tische fördern ein konzentriertes Arbeiten.
Passende Möbel sorgen für eine ergonomische und gesunde Arbeitsweise.
Eine gute Zeitplanung macht die Abläufe effektiver und effizienter.
Das Durchbrechen von Routine und das Setzen von Zielen optimieren die Arbeit.
Die richtige Organisation des Büros spart langfristig Zeit und Geld.

Nicht zuletzt sorgt ein aufgeräumtes Büro für einen deutlichen Zuwachs an Zufriedenheit. Überfrachtung und Chaos sind nur für sehr wenige Menschen problemfrei zu bewältigen. Für die meisten Menschen ist ein angenehmes und strukturiertes Arbeitsumfeld hilfreich und unterstützend.