Effizienter arbeiten - Tipps & Tricks um die eigene Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern

Es gibt interessante Untersuchungen, die besagen, dass Arbeitnehmer nicht mehr, sondern effizienter arbeiten sollten. Die Arbeiten, die in einer normalen 40-Stunden-Woche erledigt werden, würden auch in einer 30-Stunden-Woche zu schaffen sein. Effizientes Arbeiten hängt nicht an der Arbeitszeit, sondern daran, wie die zur Verfügung stehende Zeit genutzt wird und welche Bedingungen der Arbeitnehmer dabei geboten bekommt.

• Warum können Sie nicht effizienter arbeiten?
• Arbeitsproduktivität im Büro erhöhen: Das Wichtigste im Blick behalten
• Produktiver arbeiten im Büro: Pausen einlegen
• Fazit: Effizienter Arbeiten im Büro durch Strukturierung, Pausen und die passende Einrichtung

Warum können Sie nicht effizienter arbeiten?

Zugegeben, durch diese Frage wird sich so manche/r auf den Schlips getreten fühlen. Doch es ist eine Tatsache, dass die meisten Arbeitnehmer zwar effizienter arbeiten wollen, das aber nicht erreichen. Sie arbeiten länger und versuchen die Arbeitsproduktivität zu steigern. Sie machen immer mehr Überstunden und kommen dennoch nicht zum gewünschten Ergebnis. Der Grund ist, dass es sich nicht durch längere Arbeitszeiten produktiver arbeiten lässt. Es gilt vielmehr, die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen „Effizienz“ und „Effektivität“. Ersteres meint den Weg zu einem Ergebnis. Wie genau wird das Ergebnis erreicht? Effektivität hingegen lässt die Mittel und Zeit zum Erreichen des Ergebnisses außen vor und meint, ob das gesetzte Ziel erreicht worden ist. Effektiv arbeitet damit jeder, der ein bestimmtes Ziel erreicht, effizient ist derjenige deshalb noch lange nicht.

Möglich ist auch, dass die Büroausstattung verhindert, dass es sich effizient arbeiten lässt. Folgende Probleme können die Arbeitseffizienz stören:

• keine Ergonomie am Arbeitsplatz

• keine optimale Schreibtischhöhe

• keine optimale Sitzhöhe auf dem Stuhl

• unaufgeräumter Schreibtisch

• keine Strukturierung der Vorgänge und Projekte/mangelnde Ablagemöglichkeiten

Es ist erwiesen, dass viele Angestellte deutlich zu viel Zeit mit dem Suchen zubringen: Unterlagen und Dokumente sind nicht eindeutig einzelnen Vorgängen zugeordnet, Schriftverkehr ist auf dem Tisch „vergraben“, Ordner haben keinen Platz in geeigneten Büroschränken. Um produktiver arbeiten zu können, gilt es also, schon beim Büro einrichten daran zu denken, dass zum einen die Ergonomie berücksichtigt werden muss, zum anderen nötige Ablagen und Schränke vorhanden sein müssen.

Arbeitsproduktivität im Büro erhöhen: Das Wichtigste im Blick behalten

Um effizient arbeiten zu können, lohnt es sich, das gesamte Arbeitsumfeld einem kritischen Blick zu unterziehen. Wer produktiv arbeiten will, braucht dazu Ruhe. Auch wenn manche kreativen Köpfe bei lauter Musik zu den tollsten Ideen und Ergebnissen kommen, so ist dies doch nicht die Regel. Wer konzentrierter arbeiten kann, beeinflusst damit die Arbeitsproduktivität im Büro nachhaltig. Wichtig ist jedoch auch die Akustik. Gerade im Großraumbüro stören sich die Angestellten oft untereinander. Hier sind zumindest Trennwände angebracht, die eine optische und wenigstens teilweise akustische Trennung der einzelnen Arbeitsplätze ermöglichen.

Hilfreich ist eine To-Do-Liste, die nach Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben sortiert wird. Damit lässt sich nicht nur die Arbeitseffizienz erhöhen, sondern auch die Motivation am Arbeitsplatz. Wer sieht, wie viele Aufgaben bereits erledigt sind, ist deutlich motivierter. Wichtig ist dazu aber, dass auch große Projekte in kleine Teilaufgaben gesplittet werden. Nur so wirkt sich ein Arbeitsfortschritt motivierend aus und lässt Angestellte produktiv arbeiten. Es gilt, immer das Wichtigste im Blick zu behalten, denn wer effizienter arbeiten möchte, darf sich nicht durch Unwesentliches ablenken lassen. Konzentration und Motivation lassen ein effizientes Arbeiten im Büro zu.

Produktiver arbeiten im Büro: Pausen einlegen

Es klingt paradox, aber wer effizienter arbeiten will, muss öfter mal Pause machen. In Pausen erholt sich der Geist, der über längere Zeit konzentriert arbeiten musste. Im Gespräch mit Kollegen lassen sich neue Anregungen und Ideen finden, die di Arbeitsproduktivität steigern können. Um effizienter arbeiten zu können, müssen Phasen der Konzentration und der Erholung in angemessenem Verhältnis zueinander stehen. In diesen Pausen lassen sich auch störende Einflüsse mildern. Ist es im Sommer besonders heiß, ist ein effizientes Arbeiten oft nicht möglich. Konzentration und Motivation lassen nach, die Effektivität sinkt merklich.

Eine Pause mit Kollegen ist genau das Richtige! Auf der Bank im Schatten erholen sich die erhitzten Köpfe und es kann wieder ausgeruhter an die Arbeit gehen. Wichtig, um effizienter zu arbeiten: Der Bürostuhl darf kein Begleiter für den ganzen Tag sein! Auch wenn er bequem und ergonomisch ist, wer effizienter arbeiten will, verlässt den Stuhl immer wieder. Bewegung in den Pausen lässt den Geist besser abschalten, als wenn die eigentlich freie Zeit der Frühstücks- oder Mittagspause vor dem Rechner verbracht wird. Für ein effizientes Arbeiten im Büro ist es daher wichtig, Selbigem ab und zu den Rücken zu kehren.

Fazit: Effizienter Arbeiten im Büro durch Strukturierung, Pausen und die passende Einrichtung

Unternehmern bzw. Vorgesetzten ist es wichtig, dass effizientes Arbeiten zur Selbstverständlichkeit wird. Doch sie müssen dafür einiges tun! Geeignete Büromöbel zum Einrichten des Büros sowie das Schaffen ausreichender Ablagemöglichkeiten sind die ersten Schritte, um im Büro effizienter arbeiten zu können. Außerdem müssen Temperatur, Akustik, Belüftung und Optik stimmen. Ein Mitarbeiter, der sich wohlfühlt, ist motivierter und kann effizienter arbeiten. Außerdem kann jeder selbst etwas zu tun, um effizienter arbeiten zu können: Die Strukturierung der eigenen Arbeit sowie das Einlegen von Pausen und das Ausmerzen von Zeitkillern sind die wichtigsten Voraussetzungen, um effizient arbeiten zu können.